home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Chip 1996 April / CHIP 1996 aprilis (CD06).zip / CHIP_CD06.ISO / hypertxt.arj / 9305 / GROUPWAR.CD < prev    next >
Text File  |  1995-04-15  |  11KB  |  181 lines
  1.           @VSûrûbbre a hálót!@N
  2.           
  3.           @VCsoportszoftverek az irodában@N
  4.           
  5.           A  PC-felhasználók  eddig ""magányos harcosként" éltek, amin
  6.           csak  kevéssé  változtatott a hálózatok kiépítése. A helyzet
  7.           javulni   fog.   A  csoportos  használatra  szánt  programok
  8.           (groupware)    segítségével   egyszerre   több   felhasználó
  9.           dolgozhat ugyanazzal az adatállománnyal.
  10.           
  11.           
  12.           
  13.           Thomas   Berger   öreg  róka  a  számítógépes  üzletben.  Az
  14.           Anderson     vállalati     tanácsadó    iroda    (kis-    és
  15.           középvállalatok)    adatfeldolgozás-illetékese   ismeri   az
  16.           összes  lehetséges  számítógépes  rendszert  --  és ismeri a
  17.           felhasználók  kívánságait is. Például azt az igényüket, hogy
  18.           munkájukban  szeretnének  egymás között ésszerû számítógépes
  19.           kapcsolatot teremteni.
  20.           
  21.           A  helyi  hálózatok  bizonyos mértékig eleget tesznek ennek.
  22.           Azonban   az   elektronikus  posta,  a  központi  számítógép
  23.           merevlemezén   elférô  több  adat,  és  a  nyomtatómegosztás
  24.           önmagától még nem növeli a munka hatékonyságát.
  25.           
  26.           Berger  ezért  már korán felismerte azt a lehetôséget, ami a
  27.           groupware-koncepciókban   rejlett.   Azok   a   felhasználói
  28.           programok   ugyanis,   amelyek   figyelembe   veszik  ezt  a
  29.           koncepciót,   valóban  lehetôvé  teszik  a  közös  munkát  a
  30.           hálózatban  ugyanazzal  az  adatállománnyal.  A  háló  egyre
  31.           sûrûbb,  és  egyre kevesebb információ és ismeret csúszik ki
  32.           belôle.
  33.           
  34.           Amint  megjelentek  az  ilyen programok, Berger nekilátott a
  35.           munkának.  Amikor  az  Anderson  vállalati  tanácsadó irodát
  36.           Frankfurtból  áthelyezték  a 20 kilométerre lévô Sulzbachba,
  37.           megszûnt   közvetlen   kapcsolatuk  az  Anderson  Consulting
  38.           központi        számítógépes        rendszerével,        így
  39.           számítástechnikailag  önálló  útra kellett térniük. Ott volt
  40.           a   groupware-úttörô   Berger   elôtt   a   nagy  lehetôség:
  41.           megvalósíthatta  elképzeléseit.  Elhatározta, hogy tökéletes
  42.           munkát végez.
  43.           
  44.           Az  új  stratégia két tartópillére a dolgozók saját PC-je és
  45.           egy  ultramodern hálózat kialakítása volt. Berger szerint az
  46.           egyszerû     szolgáltatások,     például    a    file-    és
  47.           nyomtató-szerver  használata, még messze nem használták ki a
  48.           hálózat   lehetôségeit.   A   vállalatszerte   egységesített
  49.           projekt-  és  adatkönyvtárakkal  ugyan  már  sok  mindent el
  50.           lehetett  érni,  de  a  különbözô  tevékenységek és dolgozók
  51.           összehangolása    változatlanul    nehéz   volt.   Speciális
  52.           szoftverre  volt  szükség  ahhoz,  hogy  lehetôvé  váljon az
  53.           együttmûködés,  és  különösen  ahhoz,  hogy az egységesített
  54.           adatállományokat közösen lehessen használni.
  55.           
  56.           A   megoldást   a   Polaris   cég  Packrat  szoftvercsomagja
  57.           hozta.  Ez  a  csoportinformáció-menedzser a dokumentumok és
  58.           általános    információk,    például    címek,   elôjegyzési
  59.           idôpontok,   tennivalók   és   egyebek  kezelését  végzi.  A
  60.           Packratot  elôször  az  elsô  és  második  vezetôi  szint 20
  61.           dolgozójánál  vezették  be.  Nagyon  alaposan  megtanították
  62.           kezelését,   és   a  kezdeti  nehézségek  legyûrése  után  a
  63.           dolgozók  nagyon  szívesen  használták.  A résztvevôk egyike
  64.           sem  volt  rákényszerítve  a szoftver használatára, de hamar
  65.           kiderült:  annyira  megkönnyíti a mindennapi munkát, hogy ma
  66.           már nincs dolgozó, aki lemondana a termékrôl.
  67.           
  68.           A  tanácsadó  iroda  bármely  új  munkatársának  a Packratot
  69.           vállalatszerte  egységesített  verzióban  mutatják  be, de a
  70.           felhasználók  módosításokat végezhetnek rajta kívánalmaiknak
  71.           megfelelôen.  A  teljes  vállalati  adatbázison  kívül, amit
  72.           egy  adminisztrátor kezel, minden felhasználó rendelkezésére
  73.           áll   egy   személyes  adatterület,  amihez  a  titkárnô  is
  74.           hozzáférhet,     például     az     elôjegyzési    idôpontok
  75.           összehangolása   érdekében.   Továbbá   minden   felhasználó
  76.           szabadon    állíthat    össze    saját   vagy   projektfüggô
  77.           adatterületeket, amikhez kizárólag ô férhet hozzá.
  78.           
  79.           A    Packrat   tizenegy   moduljának   majdnem   mindegyikét
  80.           alkalmazzák  a tanácsadó irodában: a határidônaplótól kezdve
  81.           az  eszközállomány  kezelésén  és a tennivalókon keresztül a
  82.           cím-   és   telefonjegyzékig,   valamint   a   jegyzetek  és
  83.           dokumentumok   kezeléséig.   Csupán   a   költségkezelô,   a
  84.           projektkezelô   és  az  elektronikus  postai  modulokat  nem
  85.           használják, mivel ezekhez már van saját szoftverük.
  86.           
  87.           Az  automatikus  határidônapló-vezetés  és az eszközállomány
  88.           kezelése   révén   szinte   pillanatok   alatt  megbízhatóan
  89.           összehangolhatók  az  elôjegyzett  idôpontok.  Ha  például a
  90.           következô  héten  szeretnénk  összehívni  öt kollégát, akkor
  91.           hosszadalmas   ide-oda   telefonálgatás  helyett  a  Packrat
  92.           gombnyomásra  megjeleníti  az  igényelt  munkatársak  szabad
  93.           idejének  átfedéseit.  A  megbeszélés idôpontját azután csak
  94.           ki   kell   választani  és  a  résztvevôkkel  rögzíteni.  Az
  95.           eszközállomány-kezelôvel  rögtön  le  is  lehet  foglalni  a
  96.           megbeszéléshez szükséges termet a munkaeszközökkel együtt.
  97.           
  98.           A  tanácsadó  irodának fontos, hogy a Packrat lehetôséget ad
  99.           külsô    dokumentumok    kezelésére    és    azok    logikai
  100.           összekapcsolására  a  Packrat  által  tárolt információkkal.
  101.           Például  egy  Winwordben  elkészített  levelet  össze  lehet
  102.           kapcsolni    a    Packratban    lévô   megfelelô   személyes
  103.           bejegyzéssel    éppúgy,   mint   egy   késôbbi   tájékoztató
  104.           telefonbeszélgetés   feljegyzését.   A   kapcsolatok  nagyon
  105.           rugalmasak,  és  lehetôvé  teszik  a  kölcsönös  hozzáférést
  106.           mindkét   végpontról.  Azonban  --  munkafolyamatok  keretén
  107.           belül   --   függéseket   is   lehet   rögzíteni,   például:
  108.           ""elôfeltétele,   hogy   ..."   vagy   ""abból   következik,
  109.           hogy...",    egészen    a    terjedelmes    projektekig.   A
  110.           munkafolyamat    kiindulópontjától   függôen   így   például
  111.           tájékozódni  lehet  az  egyik  ügyféllel folytatott aktuális
  112.           levelezésrôl  vagy  egy  tervezett  fejlesztési  lépéshez át
  113.           lehet  nézni  az  összes szükséges dokumentumot, és ki lehet
  114.           kérdezni  a  résztvevôket.  A  keresési  mûveletek  lehetôvé
  115.           teszik  az információk kényelmes összeállítását, függetlenül
  116.           a mindenkori összefüggéstôl.
  117.           
  118.           Mivel  a  tanácsadó  iroda  munkatársai  igen gyakran vannak
  119.           üzleti  úton,  elkerülhetetlenné vált a noteszgépek bekötése
  120.           a  hálózatba. Az adatállományok összehangolása úgy történik,
  121.           hogy   az  adatbázist  átmásolják  a  hordozható  gépre,  és
  122.           használat    után    ""visszatekerik"    a   megváltoztatott
  123.           információkat.  Az  idôben egymást keresztezô bejegyzésekbôl
  124.           adódó  konfliktusokat  gombnyomásra fel lehet ismerni, és ki
  125.           lehet küszöbölni.
  126.           
  127.           Thomas  Berger  tökéletesen  elégedett  a termékkel, csak az
  128.           adminisztráció  jelent neki fejfájást. Az egyes felhasználók
  129.           és   felhasználói   csoportok  írási  és  olvasási  jogainak
  130.           körülményes   meghatározásán  kívül  az  is  fejtörést  okoz
  131.           számára,  hogy  rés  van  a Packrat biztonsági rendszerében.
  132.           Ugyan  minden  felhasználónak  saját jelszava van a file-jai
  133.           számára,    de    ezt    csak    az   adminisztrátor   tudja
  134.           megváltoztatni.  Még rosszabb, hogy az adminisztrátor el tud
  135.           olvasni  minden  jelszót,  és így tetszôleges felhasználónak
  136.           adhatja  ki  magát a rendszer felé. A Polaris cég ezt a rést
  137.           szoftvertechnikailag  könnyen  meg tudja szüntetni, de az új
  138.           verzió  megjelenéséig  csak  a  felsôbb  vezetés  megbízható
  139.           személyei   végezhetik   az   adminisztrációt.   ïk  azonban
  140.           rendszerint  nem  rendelkeznek  a szükséges szaktudással, és
  141.           egyébként  is  fontosabb  feladatokat kell elintézniük, mint
  142.           az adminisztráció.
  143.           
  144.           A  Packrattal  szerzett, összességében kedvezô tapasztalatok
  145.           arra  indították  a  tanácsadó  irodát, hogy hozzáfogjanak a
  146.           házon     belül    használt    különbözô    szoftvercsomagok
  147.           integrálásához.  Jelenleg egy olyan makrócsomagon dolgoznak,
  148.           ami  lehetôvé  teszi az együttmûködést a Packrat, a Winword,
  149.           az  Excel és a saját fejlesztésû MTBS adatkonvertáló program
  150.           között a tanácsadó iroda sajátosságainak megfelelôen.
  151.           
  152.           A    fejlesztés    középpontjában    áll    a   dokumentumok
  153.           nyomonkövetése  a  Packrattal,  amellyel  lehetôvé  válhat a
  154.           dokumentumok  automatizálása  és  követése az egyes fórumok,
  155.           lépcsôfokok   között.  Ekkor  majd  teljesen  automatizáltan
  156.           lehet   összeállítani  a  megbízó  számára  készült  igazoló
  157.           jelentéseket,  de  addig  ez  hosszadalmas munkát igényel. A
  158.           szokásos   levelek   és  sorozatlevelek  megszövegezését  is
  159.           könnyíteni  fogja  a  címinformációk  automatikus átvitele a
  160.           különbözô   programok   között.   Ez   speciális   menük  és
  161.           billentyûmakrók  segítségével  valósítható  meg,  amelyek  a
  162.           Packrat  DDE-programozási  funkcióin  alapulnak,  valamint a
  163.           többi szoftver makro-, DDE- és OLE-funkcióin.
  164.           
  165.           Azt,  hogy  az Anderson tanácsadó iroda groupware-úttörôként
  166.           a  helyes  úton  jár,  mi  sem  bizonyítja jobban, mint hogy
  167.           anyavállalata,  az  Anderson  Consulting  úgy  döntött, hogy
  168.           1994-ig   világszerte   30   ezer   Lotus  Notes  támogatású
  169.           munkahelyet  épít  ki.  Gondoskodnak arról, hogy a tanácsadó
  170.           iroda  ne  a  nulláról  kezdje  a  Notes bevezetését a német
  171.           Anderson  Consultingnál.  Jelenleg a Notes és Packrat szoros
  172.           összekapcsolását    tervezik,   hogy   a   tanácsadó   iroda
  173.           világszerte    kommunikációs   kapcsolatba   léphessen   más
  174.           Anderson társaságokkal.
  175.           
  176.           A  Packrat  olyan  jól  bevált  a  gyakorlatban, hogy Thomas
  177.           Berger  véleménye  is  elismerô, ami szinte kivételes: ""Ezt
  178.           a terméket ügyfeleimnek is habozás nélkül ajánlanám."
  179.           
  180.           @KMichael P. Wagner@N
  181.